Cirkulærer, der udstedes af et ministeriums departement, underskrives normalt af ministeren og paraferes af en embedsmand. Der gælder dog ingen faste regler om underskrivelsen. Der er således ikke noget retligt til hinder for, at ministeren overlader det til en embedsmand at underskrive cirkulæret. Et sådant cirkulære kan underskrives P.M.V. eller P.M.V., E.B.
Udstedes et cirkulære af en anden institution (direktorat, styrelse m.v.), underskrives det normalt af chefen for institutionen og paraferes af en medarbejder. Der er dog ikke noget retligt til hinder for, at chefen for institutionen overlader det til en medarbejder at underskrive cirkulæret. Et sådant cirkulære kan underskrives P.D.V. eller P.D.V., E.B.
Underskriften anbringes efter cirkulærets tekst og før eventuelle bilag.